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Control de Gastos de Viaje y Representación

Realidad Actual

Los empleados desperdician mucho tiempo productivo en la elaboración, aprobación y contabilización de las hojas de gasto. La asignación de dichos gastos, por proyecto o centro de coste, es siempre un reto. A pesar de su elevado importe agregado su análisis y reporte es deficiente.

Nuestra propuesta

Una solución de rápida implementación y mínimo mantenimiento, que cubre el reporte de gastos, la aprobación en base a políticas de la compañía y su posterior contabilización automática en el sistema de gestión empresarial.

Beneficios

  • Incremento significativo de la productividad, con el consiguiente ahorro de costes
  • Mejora de la capacidad de análisis, permitiendo la detección de áreas de mejora
  • Apoyo en la aplicación de las políticas internas
  • Aprovisionamiento real de gastos
  • Minimiza el riesgo de no deducibilidad de gastos

Gestión de hojas de gasto

Estos son los pasos que sigue la información en el proceso de gestión de hojas de gasto desde la entrada de usuarios vía web de las hojas de gasto hasta la posterior notificación al empleado. Para ampliar la información pincha en el enlace que desees.

Entrada usuario vía Web de las Hojas de gasto Aprobación hoja de gasto Contabilización de hoja de gasto Información de pago Notificación al empleado

Entrada usuario vía Web de las Hojas de gasto

  • El usuario da de alta las hojas de gasto en un entorno con los conceptos y reglas de gasto definidas por el cliente.

Aprobación hoja de gasto

  • Si se aprueba la Hoja de gasto, se envía al sistema de contabilidad del ERP.
  • Si la Hoja de gasto es denegada se genera una excepción a resolver en base a las reglas de negocio definidas en la aplicación.

Contabilización de hoja de gasto

  • El sistema genera datos de contabilización que serán enviados al ERP.

Información de pago

  • El ERP reenvía de información de pago

Notificación al empleado

  • Se informa al empleado del pago del gasto.

Ver proceso completo