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Proceso de Gestión Documental

Estos son los pasos que sigue la información en el proceso de gestión documental desde la recepción de las facturas hasta la posterior entrega de documentación. Para ampliar la información pincha en el enlace que desees.

Recepción de facturas Preparación por Lotes Escaneo de facturas Reconocimiento de caracteres`OCR Entrega de documentación.

Recepción de Facturas

  • Las facturas llegan a la recepción de easyap como correo convencional normal ó urgente y también via internet como correo electrónico.
  • Una vez recibidas, se procede al pesado, registro y asignación código de barras que identifica a cada factura.
  • Se confirma a la identidad por Correo Electrónico y el glosario de archivos recibidos.

Preparación de Lotes

  • En esta fase se asignan tareas por prioridades.
  • Primero se separan las cartas de los sobres, se ordenan y posteriormente se preparan para su escaneo.

Escaneo de facturas

  • Digitalización de los Lotes por prioridades.

Reconocimiento de caracteres (OCR) y Control de Calidad

  • OCR se realiza automáticamente a cada factura.
  • Posteriormente se realiza el control de calidad, este es una revisión manual de aquellos campos de error.
  • WORKFLOW, después de la validación de la factura.

Entrega de documentación

  • Archivo temporal de las facturas
  • El archivo final se almacena o bajo encargo se procede a su destrucción.

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