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Servicios
Tramitación de facturas
Proceso de Gestión Documental
Previa a la tramitación de facturas, se realiza la gestión documental.
La gestión documental realizada por Easyap gestiona los documentos recepcionados, realizando una clasificación y digitalización de los mismos de forma que se pueda asegurar una conservación indefinida. Además se encarga del archivado de los documentos y la destrucción de los mismos bajo encargo.
Realidad Actual
Facturas Con Orden de Compra
De media, el 15% de las facturas tramitadas tienen excepciones. El coste de tramitación de una factura con excepción es 20 veces superior al de tramitación de una factura sin incidencia. En la mayoría de los casos es cuentas por pagar el encargado de tratar la excepción cuando no dispone de la autoridad para solventarla.
Facturas sin Orden de Compra
La ausencia de Orden de Compra exige una aprobación del gasto a posteriori. Obtener esta aprobación implica mucho esfuerzo y tiempo. Este fenómeno se presenta mucho en las "urgencias" vulnerando los cimientos del control interno. Al no haber Orden de Compra se fomenta el desconocimiento de la ocurrencia de gastos, provocando la aparición de sorpresas.
Nuestra propuesta
Un modelo integral de servicio que cubre todos los pasos del proceso de tramitación de facturas con orden de compra, desde la recepción hasta su contabilización automática en el sistema de gestión empresarial, optimizando el proceso de resolución de excepciones y aprobaciones a través de la sincronización oportuna de todos los actores del proceso (proveedor, comprador, almacén, finanzas y aprobador).
Beneficios
- Transformación de costes fijos en variables
- La Categorización de excepciones identifica puntos claros de mejora en procesos asociados
- Incremento de la productividad de los actores del proceso, derivando en ahorro de costes
- Registro electrónico de todas las actuaciones en el proceso, favoreciendo el control interno
- Reducción en los tiempos de resolución de excepciones y en el proceso de aprobaciones
- Facilita la planificación de Tesorería